Chào các em học sinh yêu quý!

Hôm nay, cô/thầy sẽ hướng dẫn chúng ta tìm hiểu về một loại văn bản rất quan trọng và thường gặp trong cuộc sống, đó là biên bản.

Các em đã từng nghe đến hay thấy biên bản bao giờ chưa nhỉ? Biên bản giúp chúng ta ghi lại một cách chính xác những gì đã diễn ra trong một cuộc họp, một sự việc hay một buổi làm việc đấy.

Vậy thì, một biên bản hoàn chỉnh thường gồm mấy phần chính?

Cô/thầy xin trả lời ngay:
Một biên bản thông thường sẽ gồm \(4\) phần chính đấy các em ạ!

Bây giờ, chúng ta hãy cùng đi sâu tìm hiểu nội dung của từng phần nhé:

\(1\)

Phần đầu biên bản (Hay còn gọi là phần tiêu đề)

Phần này nằm ở trên cùng của biên bản và có vai trò giới thiệu khái quát về văn bản. Nó bao gồm các thông tin sau:

• Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Đây là phần bắt buộc đối với các văn bản hành chính ở Việt Nam.
  Ví dụ:
  CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
  Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

• Tên biên bản: Phải ghi rõ và ngắn gọn, thể hiện được nội dung chính của biên bản.
  Ví dụ: BIÊN BẢN HỌP LỚP, BIÊN BẢN GHI NHẬN SỰ VIỆC, BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN…

• Thời gian và địa điểm lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm, giờ (nếu cần thiết) và nơi diễn ra sự việc hoặc cuộc họp.
  Ví dụ:
  Vào hồi \(8\) giờ \(00\) phút, ngày \(15\) tháng \(10\) năm \(2023\).
  Tại phòng học lớp \(6A\) – Trường THCS Hoa Sen.

\(2\)

Phần thành phần tham dự (Hay còn gọi là phần nội dung khai mạc)

Phần này liệt kê đầy đủ những người có mặt và vai trò của họ trong sự việc hoặc cuộc họp. Cụ thể gồm:

• Người chủ trì/Chủ tọa: Là người điều hành, dẫn dắt cuộc họp hoặc sự việc. Ghi rõ họ tên, chức vụ.

• Thư ký: Là người trực tiếp ghi chép lại toàn bộ diễn biến của sự việc/cuộc họp. Ghi rõ họ tên, chức vụ.

• Các thành phần tham dự khác: Liệt kê tên, chức vụ (nếu có) của những người tham gia. Có thể ghi theo số lượng hoặc liệt kê từng người nếu số lượng ít.

\(3\)

Phần nội dung chính của biên bản

Đây là phần quan trọng nhất, ghi lại chi tiết, khách quan những gì đã xảy ra hoặc được thảo luận. Nội dung thường bao gồm:

• Diễn biến sự việc/cuộc họp: Ghi lại một cách trung thực, đầy đủ và theo trình tự thời gian các sự việc diễn ra, các ý kiến phát biểu, tranh luận (nếu có). Tránh đưa ý kiến chủ quan của người viết biên bản.

• Các ý kiến được nêu ra: Tóm tắt các ý kiến, đề xuất của từng cá nhân hoặc nhóm (nếu có). Có thể ghi rõ tên người phát biểu nếu cần thiết.

• Kết luận/Quyết định: Ghi lại những nội dung đã được thống nhất, các quyết định cuối cùng được đưa ra, hoặc những công việc cần triển khai sau đó.

\(4\)

Phần chữ ký và họ tên (Hay còn gọi là phần kết thúc)

Phần này xác nhận tính hợp lệ và sự đồng ý với nội dung của biên bản. Bao gồm:

• Chữ ký và họ tên của Thư ký: Người trực tiếp ghi biên bản phải ký tên để xác nhận nội dung mình ghi là chính xác.

• Chữ ký và họ tên của Chủ trì/Chủ tọa: Người điều hành sự việc/cuộc họp ký tên để xác nhận toàn bộ nội dung biên bản là đúng sự thật và đã được thông qua.

• Chữ ký của các bên liên quan khác (nếu có): Tùy thuộc vào loại biên bản mà có thể có thêm chữ ký của các bên liên quan để thể hiện sự đồng tình, chứng kiến.

Như vậy, một biên bản hoàn chỉnh sẽ có \(4\) phần rõ ràng:

\(1\). Phần đầu biên bản (Tiêu đề)
\(2\). Phần thành phần tham dự (Nội dung khai mạc)
\(3\). Phần nội dung chính
\(4\). Phần chữ ký và họ tên (Kết thúc)

Mong rằng qua bài học này, các em đã nắm rõ cấu trúc của một biên bản và hiểu được tầm quan trọng của nó trong việc ghi lại sự việc một cách chính xác, minh bạch.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại hỏi cô/thầy nhé! Chúc các em học tốt!